Az ajánlat összeállítása során alapos körültekintést igényel, hogy mind a kizáró okok fenn nem állásának igazolására, mind pedig az alkalmassági követelményeknek való megfelelés igazolására szolgáló iratokat hiba és hiánymentesen állítsa össze az ajánlattevő.

A közbeszerzési dokumentumok áttekintése után jogosan merül fel a kérdés, hogy mindezen igazolásokat (pl. közjegyző által hitelesített nyilatkozatot, árbevételi adatokat, referenciaigazolást, önéletrajzot) mikor kell benyújtani? Hol találnak erre vonatkozó tájékoztatást?

Uniós eljárásrendben, azaz, ha a becsült érték meghaladja az uniós értékhatárt, az ún. egységes európai közbeszerzési dokumentum (EEKD) szolgálja a kizáró okok fenn nem állásának és az alkalmassági követelményeknek való megfelelésnek az előzetes igazolását. Az ún. két lépcsős bírálatban az EEKD célja az ajánlattevők adminisztratív terheinek csökkentése. Az EEKD útján megtett nyilatkozatok mintegy előzetes bizonyítékként szolgálnak arra, hogy a nyilatkozattevő gazdasági szereplő nem áll kizáró okok hatálya alatt, valamint megfelel az előírt alkalmassági feltételeknek. A felhívásban előírt igazolásokat csak akkor kell benyújtani, ha az ajánlatkérő a Kbt. 69. § (4)–(8) bekezdései szerint felhívja azok benyújtására az érintett ajánlattevőt, ilyenkor kerül sor az utólagos igazolásra. Érdemes ezért az erőforrásokat az ajánlat beadásakor kizárólag az ajánlattételi határidő lejártáig benyújtandó dokumentumokra összpontosítani.

Nemzeti eljárásrendben, azaz, ha a becsült érték nem éri el az uniós értékhatárt, Ajánlatkérő már nem köteles az EEKD alkalmazására. Ettől függetlenül a Kbt. 114. § (2) bekezdése alapján továbbra is irányadó az a főszabály, hogy az ajánlattevő előzetesen mindösszesen arról köteles nyilatkozni, hogy az általa igazolni kívánt alkalmassági követelmények teljesülnek, az alkalmassági követelmények teljesítésére vonatkozó részletes adatokat még nem köteles megadni.

Ugyanakkor 2020. február 1-jétől nemzeti eljárásrendben bevezetésre került a Kbt. 114/A. §-ának (az ún. egylépcsős bírálatnak) alkalmazási lehetősége. Abban az esetben, ha a felhívásban az ajánlatkérő megjelöli a Kbt. 114/A. § (1) bekezdését, úgy rendelkezik, hogy nem alkalmazza a nyilatkozati elvet és egy szakaszban bírálja el az ajánlatokat. Ebben az esetben a közbeszerzési dokumentumokban meghatározott igazolásokat már az ajánlattételi határidő lejártáig be kell nyújtani az ajánlatban.

A benyújtandó dokumentumok tartalmi és formai követelményeiről, valamint a hozzájuk rendelt benyújtási határidőről ajánlatkérő minden esetben az igazolási mód leírásában, illetve az iratjegyzékben nyújt tájékoztatást. Az esetleges ellentmondásokból fakadó hiányok elkerülése érdekében az ajánlat összeállítása során javasolt mindkét iratot egyidejűleg sorvezetőként használni.

A Hol a helye az igazolásoknak az ajánlatban? bejegyzés először EcoCreative-én jelent meg.

Az ajánlati kötöttséggel terhelt ajánlat benyújtása és a szerződéskötés időpontja, illetve a szerződés teljesítése között hosszú hónapok telhetnek el úgy, hogy mindeközben a piacon folyamatos az árváltozás, illetve az áremelkedés. Egyes ajánlattevők éppen ezért az árváltozás kockázatát is belekalkulálják a megajánlásaikba, azonban kellő piacismeret és körültekintés mellett sem lehet minden kockázati tényezőre felkészülni.

Az utóbbi években több példát is láttunk arra, hogy az ajánlatok bírálatának, azaz ún. ajánlati kötöttség időtartama alatt, kedvezőtlen piaci folyamatok (pl.: készlethiány, rendkívüli termelési szünet, drasztikus áremelkedés) hatására az ajánlat benyújtásakor tett megajánlások szerinti teljesítés összeegyeztethetetlen lenne a gazdasági ésszerűséggel, ellehetetlenítené a nyertes ajánlattevő helyzetét. Különösen aggasztó a helyzet, ha a szerződéskötést követően állnak elő szerződésszerű teljesítést veszélyeztető körülmények.

A szerződés aláírása után mindkét fél méltányolható érdeke, hogy érdekeiket szem előtt tartva teljesítsék a szerződést, és a beszerzési folyamat célját ne akadályozzák kötöttségek, illetve kedvezőtlen piaci folyamatok közrehatásai.

Korábbi bejegyzésünkben felhívtuk a figyelmet a közbeszerzési szerződésekbe szövegezett felülvizsgálati záradékok jelentőségére. A záradékok azonban csak olyan helyzetekre adhatnak útmutatást a szerződő feleknek, illetve biztosítanak automatikus módosulási lehetőséget, amelyeket az ajánlatkérő előre láthatott, így számolhatott azzal is, hogy a szóban forgó körülmény nagy valószínűséggel bekövetkezik. Ilyen esetben az idővel változó feltételek automatikusan a szerződés részévé válnak, anélkül, hogy a szerződést módosítani kellene. Éppen ezért kiváló stratégia a felek részéről, ha még az ajánlati kötöttség beállta előtt rögzítik – különösen a hosszabb időre szóló – szerződéseikben, hogy a szerződés hatálya alatt az infláció; az egyes alapanyagárak vagy ármeghatározó tényezők változása mikor és milyen mértékben változtatja meg az ajánlati árakat.

Mindezek hiányában milyen eszközeik maradnak a feleknek?

A Kbt. 141. § (4) bek. a) pontjára alapított záradék hiányában a megfelelő (pl. a Kbt. 141. § (4) bek. c) pontja szerinti) szerződésmódosítási jogcím alátámasztása mellett nincs akadálya a szerződés módosításának. Nem szabad elfelejteni, hogy a szerződéshez hasonlóan a szerződés módosítása is a felek kölcsönös és egybehangzó jognyilatkozatán kell, hogy alapuljon. Mindez azt is jelenti, hogy a szerződésmódosítással összefüggésben megállapított jogsértések esetén, a Közbeszerzési Döntőbizottság az ajánlatkérővel szerződő féllel szemben is szabhat ki bírságot, illetve erre egyre több példát látunk a Döntőbizottság gyakorlatában.

A szerződésmódosításban jelentkező jogorvoslati kockázat minimalizálása, illetve a szerződésszegés jogkövetkezményeinek kizárása érdekében az ajánlatkérővel szerződő fél érdeke, hogy a szerződés módosítására irányuló kérelmében az előadottakat kellő alapossággal, adatokkal, dokumentumokkal támassza alá. Abban az esetben ugyanis, ha a megváltozott körülmények nem teszik lehetővé a szerződés módosításához szükséges feltételek teljesülését (pl. nincs mód további fedezet bevonására), a felek kénytelenek a szerződés megszüntetése felől intézkedni.

A Nyakunkon az infláció, mit jelent ez a közbeszerzésben? bejegyzés először EcoCreative-én jelent meg.

Sok esetben váratlan fordulat az ajánlattevők számára, ha a közbeszerzési eljárásban akár az ajánlat érvénytelenné nyilvánításáról vagy más ajánlattevő nyertességéről értesülnek. Mindenekelőtt hangsúlyoznom szükséges, hogy az eljárási határidők szempontjából nem az értesítés kézhezvételének, illetve az EKR-beli megtekintésének van jelentősége, hanem az ajánlatkérői tájékoztatás megküldésének napja a viszonyítási pont. Ezért különösen fontos, hogy naprakészek legyünk abban az eljárásban, melyben ajánlatot nyújtottunk be, nem bízhatunk abban, hogy rendszerüzenet értesít egy-egy újabb eljárási cselekményről.

Laikusként nem egyszerű kiigazodni az egyes eljárás cselekmények között, ezért jelen cikkben a lényeges szabályokat foglalom össze.

Iratbetekintési kérelem

A Kbt. lehetővé teszi, hogy más ajánlattevő ajánlatába betekintsünk. Az iratbetekintésre azonban csak korlátozott keretek közt kerülhet sor. Kizárólag az ajánlatok elbírálásáról szóló összegezés megküldését követően, legfeljebb öt napon belül kérhető. Az összegezés megküldése előtt tehát nem kerülhet sor iratbetekintésre. A kérelemben pontosan meg kell jelölni, hogy milyen feltételezett jogsértés kapcsán, az ajánlat mely részébe kívánunk betekinteni.

Az iratbetekintés nem szemle, ahol mintegy átlapozható a versenytárs ajánlata, annak keretében kizárólag a kérelmező által feltételezett jogsértéshez kapcsolódó iratokba, a jogérvényesítéséhez szükséges mértékben biztosítható betekintés. Példaként, ha a kérelmező az üzleti titokká minősített árazott költségvetésbe kér betekintést, kizárólag az üzleti titok indokolása mutatható be. A szerződéskötési moratórium miatt különösen fontos, hogy kellően pontos iratbetekintési kérelmet nyújtsunk be, hiszen önmagában az iratbetekintési kérelem még nem bír halasztó hatállyal a szerződéskötésre.

Előzetes vitarendezési kérelem

Az előzetes vitarendezési kérelemmel már nem kell megvárnunk az összegezést, hiszen ez az eljárási cselekmény az eljárás bármely szakaszában kezdeményezhető. A vitarendezési kérelem benyújtására irányadó határidők azonban attól függenek, hogy milyen eljárásrendben, milyen jogsértéssel szemben kívánunk vitarendezési kérelmet benyújtani. Példaként, ha a kérelmező álláspontja szerint jogsértő az eljárást megindító felhívás, előzetes vitarendezés az ajánlattételi, illetve részvételi határidő lejártáig kezdeményezhető. Mindez első olvasatra rendkívül kedvezőnek tűnik, azonban azt érdemes átgondolni, hogy betöltheti-e a határidő lejártát megelőző napon benyújtott vitarendezés a célját? Ebben az időpontban, különösen hirdetménnyel induló eljárásoknál, az ajánlatkérő már fogytán van azoknak az eszközöknek, melyekkel a feltételezett jogsértés még orvosolható.

Jogorvoslati kérelem

A jogorvoslati eljárásban már nem az ajánlatkérő dönt a feltételezett jogsértésről, a jogorvoslati eljárás lefolytatása a Közbeszerzési Döntőbizottság hatáskörébe tartozik. A jogorvoslati eljárás megindítására irányuló kérelemmel szemben azonban a Kbt. – az előzetes vitarendezési kérelemhez képest jóval szigorúbb – tartalmi és formai követelményeket, továbbá igazgatási szolgáltatási díjfizetési kötelezettséget is támaszt. Fontos ismérve a jogorvoslati kérelemnek, hogy benyújtását követően a közbeszerzési szerződést az ügy befejezését eredményező határozat meghozataláig nem lehet megkötni, kivéve, ha a Döntőbizottság ideiglenes intézkedésként a szerződéskötést engedélyezi.

Összegezve, akár iratbetekintési kérelmet, előzetes vitarendezési kérelmet vagy jogorvoslati kérelmet kívánunk benyújtani, a Kbt. által megkövetelt kötelező tartalmi elemek döntő jelentőséggel bírnak abban, hogy időben és eredményesen érvényesíthessük vitarendezési, illetve jogorvoslati igényeinket.

A Nem nyert? Nézzük a lehetőségeket! bejegyzés először EcoCreative-én jelent meg.

A közbeszerzési eljárás ajánlatkérőit fokozott gondosság terheli atekintetben, hogy az általuk előkészített szerződéstervezet a gyakorlatban is jól érthető, alkalmazható feltételeket tartalmazzon.

Az eljárás megindítását, azaz a szerződéstervezet közzétételét követően – még az eljárás iránt érdeklődő gazdasági szereplők kérelmére – sem módosítható jelentős mértékben a szerződéstervezet tartalma. A Kbt. 55. § (6) bekezdésére visszavezethető módosítási korlátok egyaránt behatárolják az ajánlatkérő mozgásterét, hiszen a részvételi, illetve az ajánlattételi szándékot befolyásoló módosítások helyett ilyen esetben a közbeszerzési eljárás visszavonására kell, hogy sor kerüljön.

Szerződésmódosítás

Az aláírt szerződés módosítása ugyanakkor a szerződéskötést követően sem mentes a jogorvoslati kockázatoktól. A megfelelő szerződésmódosítási (lényegében szerződésmódosulási) jogcímmel és indokolással, azaz ún. felülvizsgálati záradékkal azonban minimalizálhatók, kizárhatók a kockázati tényezők.

Éppen ezért az előkészítés során érdemes átgondolni, hogy korábbi, azonos vagy hasonló tárgyú szerződések teljesítése során milyen problémákkal szembesültek a felek, melyeket szerződésmódosításban vagy új közbeszerzési eljárás útján kellett rendezni.

A beszerzési igények azonossága, illetve hasonlósága esetén ugyanis fennáll a valószínűsége annak, hogy a szerződő feleknek ismételten szembe kell nézni ugyanezen problémákkal. Ebben az esetben az ajánlatkérő akkor jár el helyesen, ha már az előkészítési szakaszban feltételezi, bizonyos rajta kívül álló körülmények későbbi bekövetkeztét és ezeknek a jövőbeli rendezésére próbál megoldást találni.

A Kbt. 141. § (4) bek. a) pontja pedig éppen ennek biztosít jogcímet, amikor is a közbeszerzési eljárásból fakadó kötöttségeket felülírva, megadja annak a lehetőségét, hogy az ajánlatkérők automatizmusokat építsenek be a szerződésbe. A felülvizsgálati záradék a szerződés automatikus módosulásának a lehetőségével olyan dinamikát ad a szerződésnek, mely éppen a módosítás és az ebből fakadó adminisztratív feladatok terheitől szabadítja meg a feleket, különösen az ajánlatkérőt.

A felülvizsgálati záradékkal szemben támasztott alapvető elvárás, hogy a záradékban deklarált és a felek által követendő magatartásrend kizárólag valamennyi ajánlattevő előtt ismert. A közbeszerzési dokumentumokban véglegessé vált szerződéses feltételekben rögzített automatizmuson alapuljon, melyek a szerződés módosulásához vezetnek, azaz minden további intézkedés nélkül – jogi tényként – alkalmazandóak a felek részéről.

Milyen helyzetek modellezhetők már előre, a felülvizsgálati záradékkal?

Például számolva az áremelkedés lehetőségével a szerződés tartalmazhat az ellenszolgáltatás indexálására vonatkozó rendelkezést. Gyakori eset, hogy a finanszírozási mód tekintetében ajánlatkérő a pályázati igénye benyújtásakor még szállítói finanszírozással tervez. Azonban utóbb mégsem szállítói finanszírozással, hanem utófinanszírozással kerül sor a támogatási szerződés megkötésére. Különösen az építési beruházások vagy informatikai beszerzések esetében célszerű számolni azzal, hogy a szerződés teljesítési szakaszában már nem lesz elérhető egy-egy beszerezni kívánt termék, korszerűbb termékek kerülnek forgalomba. Ilyen esetben a helyettesítő termék elfogadására vonatkozó szabályokat célszerű záradékba foglalni.

A A felülvizsgálati záradékok közbeszerzési jelentősége bejegyzés először EcoCreative-én jelent meg.

A közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény végrehajtási rendeleteként a 322/2015. Korm. rendelet a tervezésre és kivitelezésre egyaránt irányuló eljárástípus alkalmazását már csak kivételesen indokolt esetben engedélyezi az ajánlatkérők számára.

A hatályos szabályozás kezdetén az ún. Design&Build konstrukció alkalmazhatóságát – tapasztalataink alapján – sokáig keresték az ajánlatkérők. A legtöbb esetben, élve annak lehetőségével, hogy uniós értékhatár (cca. nettó 68 millió Ft) alatt a tervezésre irányuló szerződéseik mentesülhetnek a közbeszerzési kötelezettség alól, az ajánlatkérők élesen igyekeztek elhatárolni egymástól a tervezési és kivitelezési feladatokat.  Ezzel szemben lényeges különbség, hogy a Design&Build konstrukciónál, azaz a tervezésre és kivitelezésre együttesen irányuló szerződéseknél a kivitelező készíti a kivitelezés alapjául szolgáló tervdokumentációt is.

A Közbeszerzési Hatóság útmutatója az építési beruházás tárgyú közbeszerzési eljárások szabályairól (2021. május 6.) a tervezésre és kivitelezésre irányuló közbeszerzési eljárások alkalmazhatósága körében az alábbiakról rendelkezik:

„Lehetnek azonban olyan esetek, amikor kifejezetten hátrányos lenne a tervezés és kivitelezés elválasztása. Például ha […] a kiviteli szintű tervek alapján történő kiírás túlzottan szűkítené a versenyt, vagy ha a projekt szerződésben vállalt befejezési határidejére tekintettel szükséges a tervezést és kivitelezést egy szerződésben odaítélni.”

Belátható, hogy mind a tervezési, mind pedig a kivitelezési feladatok teljesítésére megbízott szakvállalat más szempontok mentén igyekszik előremozdítani a beruházást. Ezért nem ritka, hogy az ajánlatkérő mediálni kényszerül a felek közt vagy döntőbíróként kénytelen feloldani a kialakult érdekellentétet.

Milyen előnyökkel járhat a Design&Build konstrukció az ajánlatkérő számára?

A Design&Build az együttműködés célját szem előtt tartva kínál hatékony közbeszerzési konstrukciót, annak érdekében, hogy egy beruházás valamennyi érintett fél megelégedésével valósulhasson meg. A megvalósítási folyamatban ugyanis elengedhetetlen a tervezési és építési szempontok kölcsönös figyelembe vétele és érvényesítése. Ebben a konstrukcióban mind a tervezési, mind pedig a kivitelezési szakaszban eredményesebb lehet az alternatív megoldások vagy építőipari alapanyagok alkalmazására vonatkozó javaslatok elfogadása. Abban az esetben pedig, ha a változtatási javaslatokat nem utólag kell átvezetni a terveken, illetve nem kell megállítani a kivitelezést új szempontok, a kivitelező által jelzett tervhibák felülvizsgálata vagy éppen a felelősségi körök rendezetlensége miatt, a vállalkozó – közvetetten pedig az ajánlatkérő is – költségmegtakarítást érhet el.

Következésképpen, a tervezési szakaszban érvényesíthető megrendelői szempontok és a naprakész kivitelezési tapasztalatok mellett az utólagos módosítási igények is minimalizálhatók. Sőt, akár egymással párhuzamosan is haladhatnak munkafolyamatok akadályoztatás nélkül, a költségek mellett ezzel csökkentve a beruházás megvalósításának az időigényét.

A Design&Build konstrukció alkalmazása előtt azonban feltétlenül mérlegelendő, hogy mik azok az előnyök, melyekhez más beszerzési formát alkalmazva nem jut hozzá az ajánlatkérő. Illetve adott projekt megvalósítási körülményei között mindezen előnyök valóban meghaladják-e a konstrukcióban rejlő hátrányokat.

A Design&Build konstrukcióban rejlő közbeszerzési lehetőségek bejegyzés először EcoCreative-én jelent meg.